Plataforma de Administración Electrónica

Nuestra solución para la Administración Electrónica es una suite de productos pensada para aplicar las ventajas de lo digital en el ámbito de la Modernización Administrativa. La siguiente figura muestra, a grandes rasgos, los principales sistemas que componen el esquema general de la solución.

plataforma-administracion-electronica-diagrama

Tecsidel IdM es un completo sistema de gestión de identidades digitales. Dicho sistema se integra con el resto de sistemas propuestos para realizar la gestión de usuarios mediante certificados digitales o usuario/password.

Además permite, de forma paramétrica, gestionar el acceso mediante cualquier certificado digital X509, de las Autoridades de Certificación que se consideren confiables (CATCert, eDNI, ANCERT, FNMT, etc.), a cualquiera de las aplicaciones corporativas que se consideren necesarias. Para ello incluye, entre otras cosas, todas las funciones necesarias para desplegar un Single Sign On auditable entre aplicaciones.

La problemática que resuelve es doble:

  • Garantiza que el usuario es quien dice ser, validando online el certificado contra la Autoridad de Certificación que lo ha emitido.
  • Es capaz de vincular un certificado digital con usuarios o roles de otros sistemas. 

Así pues, se centraliza la gestión de usuarios en un solo sistema, de modo que se pueda llegar a conseguir el paradigma de “un usuario físico, una sola identidad digital”, y romper con la situación actual de muchas organizaciones, donde un mismo usuario físico tiene infinidad de identidades digitales (un usuario/pwd para cada sistema).

Además Tecsidel IdM incluye un nuevo módulo de gestión de registro de apoderados para recoger las credenciales de los representantes de personas físicas o jurídicas. Pero además, el módulo también permite establecer los mecanismos de control en el caso de iniciar o consultar cualquier procedimiento administrativo por parte de los representantes.

Los servicios de tramitación para incluir en la Sede Electrónica se apoyan en el módulo de Carpeta Ciudadana de Tecsidel eSign. De esta forma proveemos cobertura a las necesidades de tramitación on-line (publicación de formularios/solicitudes), consulta del estado de expedientes, presentación de documentación, validación de documentos, notificaciones telemáticas, etc.

El módulo de Carpeta Ciudadana, incluido en la Sede Electrónica, es el sistema que hace posible la creación de nuevo entorno de relación personal con el ciudadano que se integra directamente en el portal web del Ayuntamiento.

Nuestro sistema permite ofrecer al ciudadano todo aquello que le es necesario para poder interactuar con el Ayuntamiento utilizando Internet. Así pues, a través de este sistema, podrá realizar las siguientes gestiones:

  • Iniciar, mediante solicitudes telemáticas, cualquier proceso de tramitación que desee.
  • Consultar el estado de sus tramitaciones, permitiendo disponer no solo de la información del estado en que se encuentra sino también acceder a toda la documentación que forma parte de su expediente.
  • Participar de la tramitación que realiza el Ayuntamiento, no solo iniciando la tramitación sino incluso realizando aportación de documentación requerida, o bien realizando algún paso necesario en la tramitación, como por ejemplo: el pago de una liquidación.

 Este módulo enlaza con la plataforma de tramitación con el objetivo de incorporar aquellos mecanismos que posibilitan una interacción telemática con los ciudadanos. Así pues, el conjunto de servicios que el Ayuntamiento podrá utilizar para una comunicación con sus ciudadanos a través del canal web son:

  • Registro Telemático. Permite registrar, para diferentes procedimientos, tanto las solicitudes de entrada de información del ciudadano como los documentos aportados, como parte del Registro de Entrada / Salida, al que se vuelcan los apuntes válidos.
  • Notificación Telemática. Permite al ciudadano recibir este tipo de notificación como alternativa a la notificación postal tradicional.

Es el primer lugar donde se tiene que plantear cómo se va a realizar la gestión a nivel interno para que diferentes canales de comunicación con el ciudadano no supongan duplicar herramientas o trabajar de manera distinta.

Tecsidel propone unificar en una única aplicación tanto la información de registro presencial como de registro telemático. A partir de este punto se podrá plantear una gestión unificada de los trámites y procedimientos que solicite el ciudadano.

  • También es el lugar donde se puede plantear el empezar a eliminar el papel, o al menos, hacer que no circule a nivel interno. Para ello se podrá considerar el tema de la digitalización/escaneo en la entrada.
  • Y por último, tal y como sucede con los documentos en papel, se dirigirá (diligenciará) de manera electrónica los registros de entrada hacia los departamentos del Ayuntamiento

Dicho módulo está integrado con la herramienta Tecsidel eSign, con el objetivo satisfacer todos los requisitos para poder realizar el registro de documentación de entrada y salida, tener control sobre el estado en que se encuentra la documentación; y finalmente asegurar la trazabilidad de los asientos de registro.

Sin duda de entre todas las piezas que componen un proyecto de Modernización Administrativa ésta resulta de vital importancia ya que es la que va a permitir al Ayuntamiento automatizar sus procedimientos internos y ajustarlos a su realidad organizativa.

La plataforma de tramitación electrónica de Tecsidel es un sistema orientado a dar soporte al procedimiento administrativo de base documental. Esto es importante tenerlo presente ya que es un sistema orientado al documento, tanto papel como electrónico.

Al igual que ocurre en el mundo papel, la plataforma de tramitación propuesta también recoge toda la información y documentación de cualquier expediente en un único lugar: la carpeta virtual del expediente.

Esta carpeta recoge todo tipo de información y la organiza para una consulta ágil y sencilla.

  • Portafirmas / Firma electrónica.

La plataforma también incorpora las herramientas de firma electrónica para que, si el Ayuntamiento lo desea, pueda tramitar documentos en soporte electrónico con plena validez jurídica. El módulo de firma electrónica del sistema cumple con la especificación de firma electrónica de larga duración. Aunque se trata de un detalle técnico es importante tenerlo en cuenta desde el punto de vista de conservación de los documentos.

  • Integración con Registro, tanto de entrada como de salida.

El objetivo es que exista una comunicación bidireccional, tanto en entrada como en salida, y que desde la herramienta de tramitación se pueda acceder a toda la información de registro sin necesidad de utilizar otros sistemas.

  • Generación automática de documentos.

Otro de los aspectos que mejoran al poner en marcha la plataforma de tramitación es la automatización en la generación de los documentos que se requieren durante la tramitación de cualquier expediente. Esto es posible gracias a que el sistema trabaja en base a plantillas que se nutren automáticamente de los datos del expediente.

  • Carpeta ciudadana.

La plataforma de tramitación está plenamente integrada con la carpeta ciudadana, tanto para recoger lo que el ciudadano envía como para comunicarle la situación de sus trámites.

  • Notificación telemática.

Cuando se plantea tramitar en electrónico no se puede olvidar que el ciudadano puede requerir al Ayuntamiento que se le notifique por vía telemática.

  • Encargos

El encargo es lo que va a permitir que un usuario que se encuentre tramitando un expediente pueda solicitar a otra persona que realice alguna tarea o trámite (redactar un informe, firmar un documento, etc.) que tendrá que incorporarse a la carpeta virtual del expediente. Es decir, lo mismo que ocurre a día de hoy en el mundo papel, pero en soporte electrónico.

En esta línea de actuación cabe destacar las dos alternativas que Tecsidel plantea para la implantación y puesta en marcha:

  • Modelo libre. En este caso el sistema permite recoger toda la documentación de cualquier procedimiento administrativo. Ahora bien, la tramitación se realiza de manera libre, es decir, dejando la decisión de las tareas a realizar al propio usuario. Eso sí, teniendo acceso a las utilidades de firma electrónica, registros telemático, notificaciones telemáticas, etc.
  • Modelo guiado. En este caso el sistema permite la definición de manera estructurada, y mediante diseñadores gráficos, de todos los elementos que componen un procedimiento administrativo: documentos, plantillas, trámites, expedientes, tareas, flujos de trabajo, cronometrías y plazos, etc. Así pues, resultará muy sencillo trasladar a la herramienta cualquier aspecto relativo a la tramitación de un procedimiento

Además de una potente plataforma de tramitación, Tecsidel ha desarrollado alguna verticalización funcional con el objetivo de facilitar la gestión de ciertas tareas administrativas.

El objetivo es ir un paso más allá y proporcionar a los usuarios de diferentes departamentos algunas automatizaciones que les ayuden a gestionar aspectos concretos dentro de sus procedimientos administrativos.

Este sería el caso del módulo de Secretaría que facilita la gestión del importante número de documentos que han de ser tratados en el ámbito de las resoluciones de los expedientes, tanto si se trata de decretos como de órganos colegiados. Concretamente, asiste en todo lo relativo a la gestión de las propuestas, los decretos, las sesiones (plenos, juntas de gobierno, comisiones informativas), la elaboración de las convocatorias y actas, así como en las notificaciones.

Dentro del ámbito de Secretaría se gestionan todos los procedimientos de las sesiones de Junta de Gobierno Local, Pleno, Comisiones Informativas y Decretos. Todos estos procedimientos son un tanto especiales porque deben gestionar mucha información (propuestas y traslado de acuerdos) entre los departamentos y las sesiones. Esto incluye una carga documental muy fuerte: orden del día, convocatoria, acta, etc.

Tecsidel contempla un módulo que permite dar una respuesta muy ajustada a las necesidades de estos procedimientos. Por ejemplo: gestionando de manera agregada las propuestas, enviando automáticamente los acuerdos a los expedientes en curso, permitiendo notificación telemática a los miembros de los órganos colegiados, automatizando la generación de todos los documentos, etc.

El escenario más realista es aquel que contempla que la documentación de un expediente de un ciudadano se encuentre en soporte papel y en soporte electrónico. Ahora bien, es necesario plantearse qué hacer con los documentos electrónicos cuando finaliza el expediente. ¿Dónde se van a almacenar? ¿Cómo se van a guardar? ¿Con qué criterio?

Tecsidel considera que la persona responsable del archivado de los expedientes debe disponer de los medios necesarios para poder gestionar la documentación que se va a empezar a trabajar en electrónico.

Por este motivo hemos desarrollado una herramienta que permite al archivero definir su cuadro de clasificación con sus series documentales, sus tablas de evaluación, formularios de descripción archivística, etc., tanto para la información que se encuentra en papel como la que se encuentra en electrónico.

En el momento en que se pasa de gestionar información en papel a gestionarla también en soporte electrónico, además de disponer del soporte jurídico que otorga el uso de la firma electrónica, es necesario disponer de una herramienta que asegure la conservación y acceso seguro a la información en formato electrónico con el fin de dar cumplimiento a la LOPD.

Funcionalidades:

  • Definición del árbol de la estructura de la información acorde al cuadro de clasificación documental establecido por el Ayuntamiento.
  • Definición de las fichas de descripción archivística, tanto para las series documentales como para las unidades documentales almacenadas.
  • Control de acceso. Los usuarios tendrán acceso únicamente a aquellos documentos que precisen para el desarrollo de sus funciones. El sistema permite la definición de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos
  • También incluye un potente motor de búsqueda para la localización de cualquier documento.

Cabe destacar que la gestión de documental está respaldada por la utilización de la herramienta de gestión de documentos de código abierto Alfresco.

La plataforma de tramitación tiene un carácter transversal, es decir, permite incorporar cualquier tipo de procedimiento que se desee, sea cual sea el área funcional. Así pues, y con el objetivo de poder ajustar dichos procedimientos a la realidad de los sistemas de información de cada departamento, el sistema incorpora un potente y flexible mecanismo de integración. De esta manera, sea cual sea el vínculo que se desee establecer con los sistemas ya existentes en el Ayuntamiento, el sistema podrá integrarse con cualquiera de ellos a fin de consultar cualquier tipo de información.

Gracias a este potente mecanismo de integración, el sistema da respuesta al principio del dato único, evitando de esta manera la duplicidad de información en varios sistemas.

Cabe destacar que Tecsidel, gracias al esfuerzo realizado en numerosos proyectos, ya dispone de un importante número de conectores con sistemas de backoffice en diferentes ámbitos, como por ejemplo: sistemas de contabilidad, sistemas de gestión tributaria, etc.

Se trata de un sistema de comunicación que permite que el Ayuntamiento pueda consultar certificados de otros organismos online y en tiempo real, sin que el ciudadano deba aportarlo en la solicitud de un determinado trámite. Un ejemplo es en el caso del área de contratación, la consulta de corriente de pago de las obligaciones tributarias (AEAT, TGSS).

 

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