Nuestra soluci贸n para la Administraci贸n Electr贸nica es una suite de productos pensada para aplicar las ventajas de lo digital en el 谩mbito de la Modernizaci贸n Administrativa. La siguiente figura muestra, a grandes rasgos, los principales sistemas que componen el esquema general de la soluci贸n.
{slider [A] Sistema de autenticaci贸n basado en firma electr贸nica|closed }
Tecsidel IdM es un completo sistema de gesti贸n de identidades digitales. Dicho sistema se integra con el resto de sistemas propuestos para realizar la gesti贸n de usuarios mediante certificados digitales o usuario/password.
Adem谩s permite, de forma param茅trica, gestionar el acceso mediante cualquier certificado digital X509, de las Autoridades de Certificaci贸n que se consideren confiables (CATCert, eDNI, ANCERT, FNMT, etc.), a cualquiera de las aplicaciones corporativas que se consideren necesarias. Para ello incluye, entre otras cosas, todas las funciones necesarias para desplegar un Single Sign On auditable entre aplicaciones.
La problem谩tica que resuelve es doble:
- Garantiza que el usuario es quien dice ser, validando online el certificado contra la Autoridad de Certificaci贸n que lo ha emitido.
- Es capaz de vincular un certificado digital con usuarios o roles de otros sistemas.
As铆 pues, se centraliza la gesti贸n de usuarios en un solo sistema, de modo que se pueda llegar a conseguir el paradigma de 聯un usuario f铆sico, una sola identidad digital聰, y romper con la situaci贸n actual de muchas organizaciones, donde un mismo usuario f铆sico tiene infinidad de identidades digitales (un usuario/pwd para cada sistema).
Adem谩s Tecsidel IdM incluye un nuevo m贸dulo de gesti贸n de registro de apoderados para recoger las credenciales de los representantes de personas f铆sicas o jur铆dicas. Pero adem谩s, el m贸dulo tambi茅n permite establecer los mecanismos de control en el caso de iniciar o consultar cualquier procedimiento administrativo por parte de los representantes.
{slider [B] Carpeta Ciudadana}
Los servicios de tramitaci贸n para incluir en la Sede Electr贸nica se apoyan en el m贸dulo de Carpeta Ciudadana de Tecsidel eSign. De esta forma proveemos cobertura a las necesidades de tramitaci贸n on-line (publicaci贸n de formularios/solicitudes), consulta del estado de expedientes, presentaci贸n de documentaci贸n, validaci贸n de documentos, notificaciones telem谩ticas, etc.
El m贸dulo de Carpeta Ciudadana, incluido en la Sede Electr贸nica, es el sistema que hace posible la creaci贸n de nuevo entorno de relaci贸n personal con el ciudadano que se integra directamente en el portal web del Ayuntamiento.
Nuestro sistema permite ofrecer al ciudadano todo aquello que le es necesario para poder interactuar con el Ayuntamiento utilizando Internet. As铆 pues, a trav茅s de este sistema, podr谩 realizar las siguientes gestiones:
- Iniciar, mediante solicitudes telem谩ticas, cualquier proceso de tramitaci贸n que desee.
- Consultar el estado de sus tramitaciones, permitiendo disponer no solo de la informaci贸n del estado en que se encuentra sino tambi茅n acceder a toda la documentaci贸n que forma parte de su expediente.
- Participar de la tramitaci贸n que realiza el Ayuntamiento, no solo iniciando la tramitaci贸n sino incluso realizando aportaci贸n de documentaci贸n requerida, o bien realizando alg煤n paso necesario en la tramitaci贸n, como por ejemplo: el pago de una liquidaci贸n.
Este m贸dulo enlaza con la plataforma de tramitaci贸n con el objetivo de incorporar aquellos mecanismos que posibilitan una interacci贸n telem谩tica con los ciudadanos. As铆 pues, el conjunto de servicios que el Ayuntamiento podr谩 utilizar para una comunicaci贸n con sus ciudadanos a trav茅s del canal web son:
- Registro Telem谩tico. Permite registrar, para diferentes procedimientos, tanto las solicitudes de entrada de informaci贸n del ciudadano como los documentos aportados, como parte del Registro de Entrada / Salida, al que se vuelcan los apuntes v谩lidos.
- Notificaci贸n Telem谩tica. Permite al ciudadano recibir este tipo de notificaci贸n como alternativa a la notificaci贸n postal tradicional.
{slider [C] Sistema de registro de entrada / salida }
Es el primer lugar donde se tiene que plantear c贸mo se va a realizar la gesti贸n a nivel interno para que diferentes canales de comunicaci贸n con el ciudadano no supongan duplicar herramientas o trabajar de manera distinta.
Tecsidel propone unificar en una 煤nica aplicaci贸n tanto la informaci贸n de registro presencial como de registro telem谩tico. A partir de este punto se podr谩 plantear una gesti贸n unificada de los tr谩mites y procedimientos que solicite el ciudadano.
- Tambi茅n es el lugar donde se puede plantear el empezar a eliminar el papel, o al menos, hacer que no circule a nivel interno. Para ello se podr谩 considerar el tema de la digitalizaci贸n/escaneo en la entrada.
- Y por 煤ltimo, tal y como sucede con los documentos en papel, se dirigir谩 (diligenciar谩) de manera electr贸nica los registros de entrada hacia los departamentos del Ayuntamiento
Dicho m贸dulo est谩 integrado con la herramienta Tecsidel eSign, con el objetivo satisfacer todos los requisitos para poder realizar el registro de documentaci贸n de entrada y salida, tener control sobre el estado en que se encuentra la documentaci贸n; y finalmente asegurar la trazabilidad de los asientos de registro.
{slider [D] Plataforma de Tramitaci贸n Electr贸nica}
Sin duda de entre todas las piezas que componen un proyecto de Modernizaci贸n Administrativa 茅sta resulta de vital importancia ya que es la que va a permitir al Ayuntamiento automatizar sus procedimientos internos y ajustarlos a su realidad organizativa.
La plataforma de tramitaci贸n electr贸nica de Tecsidel es un sistema orientado a dar soporte al procedimiento administrativo de base documental. Esto es importante tenerlo presente ya que es un sistema orientado al documento, tanto papel como electr贸nico.
Al igual que ocurre en el mundo papel, la plataforma de tramitaci贸n propuesta tambi茅n recoge toda la informaci贸n y documentaci贸n de cualquier expediente en un 煤nico lugar: la carpeta virtual del expediente.
Esta carpeta recoge todo tipo de informaci贸n y la organiza para una consulta 谩gil y sencilla.
- Portafirmas / Firma electr贸nica.
La plataforma tambi茅n incorpora las herramientas de firma electr贸nica para que, si el Ayuntamiento lo desea, pueda tramitar documentos en soporte electr贸nico con plena validez jur铆dica. El m贸dulo de firma electr贸nica del sistema cumple con la especificaci贸n de firma electr贸nica de larga duraci贸n. Aunque se trata de un detalle t茅cnico es importante tenerlo en cuenta desde el punto de vista de conservaci贸n de los documentos.
- Integraci贸n con Registro, tanto de entrada como de salida.
El objetivo es que exista una comunicaci贸n bidireccional, tanto en entrada como en salida, y que desde la herramienta de tramitaci贸n se pueda acceder a toda la informaci贸n de registro sin necesidad de utilizar otros sistemas.
- Generaci贸n autom谩tica de documentos.
Otro de los aspectos que mejoran al poner en marcha la plataforma de tramitaci贸n es la automatizaci贸n en la generaci贸n de los documentos que se requieren durante la tramitaci贸n de cualquier expediente. Esto es posible gracias a que el sistema trabaja en base a plantillas que se nutren autom谩ticamente de los datos del expediente.
- Carpeta ciudadana.
La plataforma de tramitaci贸n est谩 plenamente integrada con la carpeta ciudadana, tanto para recoger lo que el ciudadano env铆a como para comunicarle la situaci贸n de sus tr谩mites.
- Notificaci贸n telem谩tica.
Cuando se plantea tramitar en electr贸nico no se puede olvidar que el ciudadano puede requerir al Ayuntamiento que se le notifique por v铆a telem谩tica.
- Encargos
El encargo es lo que va a permitir que un usuario que se encuentre tramitando un expediente pueda solicitar a otra persona que realice alguna tarea o tr谩mite (redactar un informe, firmar un documento, etc.) que tendr谩 que incorporarse a la carpeta virtual del expediente. Es decir, lo mismo que ocurre a d铆a de hoy en el mundo papel, pero en soporte electr贸nico.
En esta l铆nea de actuaci贸n cabe destacar las dos alternativas que Tecsidel plantea para la implantaci贸n y puesta en marcha:
- Modelo libre. En este caso el sistema permite recoger toda la documentaci贸n de cualquier procedimiento administrativo. Ahora bien, la tramitaci贸n se realiza de manera libre, es decir, dejando la decisi贸n de las tareas a realizar al propio usuario. Eso s铆, teniendo acceso a las utilidades de firma electr贸nica, registros telem谩tico, notificaciones telem谩ticas, etc.
- Modelo guiado. En este caso el sistema permite la definici贸n de manera estructurada, y mediante dise帽adores gr谩ficos, de todos los elementos que componen un procedimiento administrativo: documentos, plantillas, tr谩mites, expedientes, tareas, flujos de trabajo, cronometr铆as y plazos, etc. As铆 pues, resultar谩 muy sencillo trasladar a la herramienta cualquier aspecto relativo a la tramitaci贸n de un procedimiento
{slider [E] M贸dulos funcionales}
Adem谩s de una potente plataforma de tramitaci贸n, Tecsidel ha desarrollado alguna verticalizaci贸n funcional con el objetivo de facilitar la gesti贸n de ciertas tareas administrativas.
El objetivo es ir un paso m谩s all谩 y proporcionar a los usuarios de diferentes departamentos algunas automatizaciones que les ayuden a gestionar aspectos concretos dentro de sus procedimientos administrativos.
Este ser铆a el caso del m贸dulo de Secretar铆a que facilita la gesti贸n del importante n煤mero de documentos que han de ser tratados en el 谩mbito de las resoluciones de los expedientes, tanto si se trata de decretos como de 贸rganos colegiados. Concretamente, asiste en todo lo relativo a la gesti贸n de las propuestas, los decretos, las sesiones (plenos, juntas de gobierno, comisiones informativas), la elaboraci贸n de las convocatorias y actas, as铆 como en las notificaciones.
Dentro del 谩mbito de Secretar铆a se gestionan todos los procedimientos de las sesiones de Junta de Gobierno Local, Pleno, Comisiones Informativas y Decretos. Todos estos procedimientos son un tanto especiales porque deben gestionar mucha informaci贸n (propuestas y traslado de acuerdos) entre los departamentos y las sesiones. Esto incluye una carga documental muy fuerte: orden del d铆a, convocatoria, acta, etc.
Tecsidel contempla un m贸dulo que permite dar una respuesta muy ajustada a las necesidades de estos procedimientos. Por ejemplo: gestionando de manera agregada las propuestas, enviando autom谩ticamente los acuerdos a los expedientes en curso, permitiendo notificaci贸n telem谩tica a los miembros de los 贸rganos colegiados, automatizando la generaci贸n de todos los documentos, etc.
{slider [F] Archivo electr贸nico}
El escenario m谩s realista es aquel que contempla que la documentaci贸n de un expediente de un ciudadano se encuentre en soporte papel y en soporte electr贸nico. Ahora bien, es necesario plantearse qu茅 hacer con los documentos electr贸nicos cuando finaliza el expediente. 驴D贸nde se van a almacenar? 驴C贸mo se van a guardar? 驴Con qu茅 criterio?
Tecsidel considera que la persona responsable del archivado de los expedientes debe disponer de los medios necesarios para poder gestionar la documentaci贸n que se va a empezar a trabajar en electr贸nico.
Por este motivo hemos desarrollado una herramienta que permite al archivero definir su cuadro de clasificaci贸n con sus series documentales, sus tablas de evaluaci贸n, formularios de descripci贸n archiv铆stica, etc., tanto para la informaci贸n que se encuentra en papel como la que se encuentra en electr贸nico.
En el momento en que se pasa de gestionar informaci贸n en papel a gestionarla tambi茅n en soporte electr贸nico, adem谩s de disponer del soporte jur铆dico que otorga el uso de la firma electr贸nica, es necesario disponer de una herramienta que asegure la conservaci贸n y acceso seguro a la informaci贸n en formato electr贸nico con el fin de dar cumplimiento a la LOPD.
Funcionalidades:
- Definici贸n del 谩rbol de la estructura de la informaci贸n acorde al cuadro de clasificaci贸n documental establecido por el Ayuntamiento.
- Definici贸n de las fichas de descripci贸n archiv铆stica, tanto para las series documentales como para las unidades documentales almacenadas.
- Control de acceso. Los usuarios tendr谩n acceso 煤nicamente a aquellos documentos que precisen para el desarrollo de sus funciones. El sistema permite la definici贸n de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos
- Tambi茅n incluye un potente motor de b煤squeda para la localizaci贸n de cualquier documento.
Cabe destacar que la gesti贸n de documental est谩 respaldada por la utilizaci贸n de la herramienta de gesti贸n de documentos de c贸digo abierto Alfresco.
{slider [G] Conectores de Integraci贸n con Backoffice}
La plataforma de tramitaci贸n tiene un car谩cter transversal, es decir, permite incorporar cualquier tipo de procedimiento que se desee, sea cual sea el 谩rea funcional. As铆 pues, y con el objetivo de poder ajustar dichos procedimientos a la realidad de los sistemas de informaci贸n de cada departamento, el sistema incorpora un potente y flexible mecanismo de integraci贸n. De esta manera, sea cual sea el v铆nculo que se desee establecer con los sistemas ya existentes en el Ayuntamiento, el sistema podr谩 integrarse con cualquiera de ellos a fin de consultar cualquier tipo de informaci贸n.
Gracias a este potente mecanismo de integraci贸n, el sistema da respuesta al principio del dato 煤nico, evitando de esta manera la duplicidad de informaci贸n en varios sistemas.
Cabe destacar que Tecsidel, gracias al esfuerzo realizado en numerosos proyectos, ya dispone de un importante n煤mero de conectores con sistemas de backoffice en diferentes 谩mbitos, como por ejemplo: sistemas de contabilidad, sistemas de gesti贸n tributaria, etc.
{slider [H] Colaboraci贸n interadministrativa}
Se trata de un sistema de comunicaci贸n que permite que el Ayuntamiento pueda consultar certificados de otros organismos online y en tiempo real, sin que el ciudadano deba aportarlo en la solicitud de un determinado tr谩mite. Un ejemplo es en el caso del 谩rea de contrataci贸n, la consulta de corriente de pago de las obligaciones tributarias (AEAT, TGSS).
{/sliders}